Bokföra Etsy-försäljning (enskild firma och AB) – steg för steg

Misstaget att undvika: Bokför inte bara bankutbetalningen

Ett av de vanligaste misstagen bland nya e-handlare är att endast bokföra den klumpsumma som Etsy överför till företagets bankkonto (konto 1930). Det kan verka smidigt, men det strider mot grundläggande principer i bokföringslagen.

Etsy drar nämligen automatiskt av transaktionsavgifter, annonskostnader och fraktsedlar innan pengarna skickas vidare till dig. Om du enbart bokför utbetalningen blir din bokförda omsättning för låg, din momsdeklaration felaktig och du går miste om avdragsgilla kostnader som sänker din skatt. Bokföringen måste spegla bruttovärdet av din försäljning och samtliga externa kostnader.

Hämta rätt underlag: Etsys månadsutdrag (CSV)

Grunden för all bokföring av din Etsy-butik är det månatliga transaktionsutdraget. Du laddar ner det direkt via Etsys administratörsgränssnitt:

1. Logga in på Etsy och gå till Shop Manager.
2. Klicka på Finances och välj Monthly statements (menynamnen kan variera något över tid).
3. Välj aktuell månad och klicka på knappen Download CSV.

När du öppnar CSV-filen ser du att varje händelse har en särskild typ i kolumnen Type:

• Sale: Försäljning av varor till kund.
• Refund: Återbetalning vid retur eller hävt köp.
• Fee: Etsys plattformsavgifter, inklusive listing fee (publiceringsavgift), transaction fee (transaktionsavgift), processing fee (betalningsförmedlingsavgift) samt regulatory operating fee.
• Marketing: Kostnader för Etsy Ads och Offsite Ads.
• Shipping: Köp av fraktsedlar (postage labels) via Etsys plattform.
• VAT: Mervärdesskatt på Etsys egna avgifter (uppstår om du inte angett ditt momsnummer).
• Tax: Skatt som Etsy kräver in direkt från utländska köpare, exempelvis US sales tax eller brittisk moms.
• Deposit: Själva utbetalningen som skickas till ditt bankkonto.

Kolumnen Net i filen sammanfattar hur varje enskild transaktion ökar eller minskar behållningen på ditt betalkonto hos Etsy.

Den rekommenderade metoden: Avräkningskonto 1580

För att hantera att försäljning, avgifter och utbetalningar sker vid olika tidpunkter används ett avräkningskonto i BAS-kontoplanen, oftast konto 1580 (Fordringar för kontokort och betalningsförmedlare).

Du kan betrakta konto 1580 som en digital plånbok hos Etsy. Principen bygger på tre enkla flöden:

• Försäljning: Ökar din fordran på Etsy. Du debiterar 1580 med hela beloppet kunden betalade och krediterar försäljnings- och momskonton.
• Avgifter: Minskar din fordran på Etsy. Du debiterar relevanta kostnadskonton och krediterar 1580.
• Utbetalning till banken: När pengarna anländer till ditt bankkonto debiterar du företagskontot (1930) och krediterar 1580.

Det saldo som återstår på konto 1580 vid månadens slut ska exakt motsvara det innestående saldot på ditt Etsy Payment account. Därmed har du en fullständig avstämning.

Kontering av försäljning och moms

Hur försäljningen konteras beror på om ditt företag är momsregistrerat eller inte:

Momsregistrerat företag (fysiska varor): Vid försäljning med svensk standardskattesats på 25 % är momsen en femtedel (20 %) av det totala beloppet inklusive moms. Om en kund betalar 125,00 kr inklusive moms är 100,00 kr din nettoomsättning och 25,00 kr utgående moms. Detta bokförs:

• Debet 1580 (Fordran Etsy): 125,00 kr
• Kredit 3001 (Försäljning inom Sverige, 25 % moms): 100,00 kr
• Kredit 2611 (Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 %): 25,00 kr

För fördjupning om försäljning till andra EU-länder och export till länder utanför EU, se vår kompletta guide om Etsy och moms vid export och inom EU.

Momsbefriat företag: Företag med en årlig omsättning under 120 000 kr kan vara befriade från moms. Då läggs ingen moms på kunden och hela försäljningsbeloppet bokförs på ett momsfritt intäktskonto, till exempel konto 3004. Observera dock att momsbefriade företag fortfarande kan behöva hantera omvänd moms vid inköp av tjänster från utlandet.

Digitala produkter: Om du säljer digitala nedladdningar till privatpersoner inom EU agerar Etsy som så kallad ”deemed supplier” och sköter momsredovisningen. Sieverket ger idag fullt stöd för försäljning av fysiska varor.

Kontering av Etsys avgifter och omvänd moms

Etsys tjänster faktureras från deras europeiska bolag Etsy Ireland UC. När ett svenskt företag köper tjänster från ett annat EU-land gäller reglerna om omvänd skattskyldighet.

De vanligaste kostnadskontona i BAS för Etsys avgifter är:

• 6590 Övriga externa tjänster: Etsys plattformsavgifter (listing fee, transaction fee, regulatory operating fee).
• 6570 Bankkostnader: Processing fee (betalningsförmedlingsavgift).
• 5910 Reklam och annonsering: Etsy Ads och Offsite Ads.
• 5710 Frakter och transporter: Fraktsedlar köpta via Etsy.

Om du har registrerat ditt momsnummer (VAT-nummer) i Etsy slipper du irländsk moms på fakturan. Du ska då redovisa 25 % fiktiv moms i momsdeklarationen (ruta 21 för underlag, ruta 30 för utgående moms och ruta 48 för avdragsgill ingående moms). Läs mer i vår detaljerade guide om omvänd moms på Etsys avgifter.

Om du inte angett ditt momsnummer debiterar Etsy moms på avgifterna. Denna syns på egna VAT-rader i månadsutdraget. För att ett momsregistrerat företag ska få boka detta som ingående moms (konto 2641) krävs att underlaget och fakturan uppfyller formkraven – rådgör vid tveksamhet med din redovisningskonsult.

Konkret bokföringsexempel för en månad

Här är ett sammanhängande numeriskt exempel på hur en månad på Etsy kan se ut i bokföringen för en momsregistrerad enskild firma eller ett aktiebolag:

I detta exempel ser vi att konto 1580 debiteras med 1 250 kr vid försäljning och krediteras med 180 kr i avgifter samt 1 070 kr i utbetalning till banken. Saldot på 1580 landar på exakt 0 kr, vilket innebär att butikens saldo hos Etsy är fullständigt nollställt och avstämt.